La estandarización y ajuste mutuo forman parte de la estructura organizacional de una empresa, siendo esto último mencionado, la forma en como las empresas organizan sus actividades para lograr los objetivos ya establecidos previamente en el proceso de planeación.
Existen varios modelos de coordinación con este propósito de formar una buena estructura organizacional. En este artículo solo mencionaremos dos: estandarización y ajuste mutuo.
Definiciones
¿Qué se entiende por estandarización?
En un lenguaje sencillo, cuando hablamos de estandarización, nos referimos a reglas y normas escritas establecidas por la empresa para el desarrollo de las actividades diarias de la misma.
Es decir, cada departamento, cada área de una organización tiene “su librito” donde los trabajadores deben ajustarse y cumplir sin importar cuál sea la situación.
Existen tres tipos de estandarización y que es preciso que mencione, estos son:
Estandarización de procesos de trabajo: normas, lineamientos de como los empleados deben paso a paso hacer su trabajo.
De producción o resultados: normas que sirvan para regular el producto final, que no salga con defectos, por ejemplo.
Destrezas o conocimientos: aquí trata, es de preestablecer esas habilidades, conocimientos que los trabajadores deben tener para ser aceptados en un puesto de trabajo determinado, es tener, en otras palabras, un perfil establecido y escrito.
¿Qué se entiende por ajuste mutuo?
El ajuste mutuo es lo contrario a la estandarización, es decir, aquí los colaboradores logran coordinación por medio de una comunicación informal, en otras palabras, no existen normas, lineamientos que indique al trabajador cómo hacer paso a paso las actividades diarias.
No existen esas reglas donde cada uno de los empleados debe ajustarse para cumplir con sus tareas, este mecanismo de coordinación se da en la adhocracia que es lo contrario a la burocracia, es decir, las empresas adhocráticas son aquellas que tienen ausencia de una jerarquía.
Ventajas de ajuste mutuo
La utilización del ajuste mutuo implica una empresa más descentralizada, con mayor flexibilidad que permite a la misma responder adecuadamente las exigencias del mercado.
Sabemos que el mercado es a veces impredecible y que nosotros como consumidores somos muy exigentes, y las empresas para poder sobrevivir deben de ajustarse a las demandas de los clientes o consumidores.
Los colaboradores tienen mayor libertad para generar ideas e implementarlas con el objetivo de resolver problemas o tomar decisiones, y debemos saber que es importante que los colaboradores también tengan cierta participación en la empresa, que no pertenezcan solo a una burocracia mecánica muy centralizada.
Propósito de la estandarización
Es imperativo decir que las empresas se estandarizan con el propósito de lograr un objetivo, como el de reducir costos, por ejemplo, este es un objetivo que la empresa debe desarrollar normas y establecer lineamientos precisos para su logro.
La estandarización permite guiar a los colaboradores por ese camino que la empresa reconoce que debe recorrer para lograr aquello que la misma ya tiene preestablecido en la planificación.
Estos lineamientos son necesarios y se ven mucho en las empresas con una organización burocrática donde las leyes y normas prevalecen y existe una jerarquía bien formalizada.
¿Qué mecanismo es mejor utilizar entonces, estandarización o ajuste mutuo?
Luego de ver las explicaciones y definiciones de estos términos, podemos hacer una valoración y decidir entonces cuál de estos mecanismos utilizar para una mejor estructura organizacional.
Lo recomendable es que haya un equilibrio entre ambas, estandarización y ajuste mutuo, esto porque ambos mecanismos son importantes para responder de la mejor manera posible al mercado.
Quiere decir que, no es bueno que una empresa sea muy estandarizada, esto hace que los procesos sean muy rígidos y rutinarios, trayendo como consecuencia desmotivación en los colaboradores con respuesta muy pobre al mercado e incapacidad de adaptación de la empresa.
El ajuste mutuo te da esta ventaja que no te da la estandarización, flexibilidad en los procesos, descentralización y empleados más motivados que trabajaran para dar lo mejor de sí, dándoles también oportunidades de tomar decisiones y dar ideas.
Veamos un caso de DELL que nos afirma la importancia de tener un equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo.
Caso DELL
Dell, una compañía creadora de computadoras, a medida que el siglo XXI iba avanzando, esta empresa iba perdiendo clientes.
Esto porque la misma crea un mecanismo estandarizado, sus productos venían con ciertas limitaciones de opciones.
El propósito por la que esta empresa desarrolló un modelo de estandarización en los procesos de trabajo era el de reducir costos de producción, es decir, la compañía tenía normas y lineamientos de cómo los colaboradores debían hacer paso por paso los computadores, de esta manera estos no podían hacer procesos o actividades diferentes que quizás aumentaría los costos de fabricación.
Pero, había un problema, los consumidores ya querían computadores potentes, no limitados de opciones.
Dell, aun así, continúo con sus procesos bien estandarizados y no presto atención a los requerimientos de los clientes, lo que ocasionó que estos optaran por la utilización de otras marcas como Apple y HP que sí ofrecían potentes productos.
En este caso, vemos como la estandarización trajo consigo consecuencias negativas para la empresa. Es en este tipo de eventos donde las organizaciones deben utilizar el ajuste mutuo para lograr un mejor juicio y te permita tomar acciones sin reglas estandarizadas.
Era el momento de satisfacer las necesidades de los clientes en vez de enfocarse en reducir costos usando la estandarización.
Tanto la estandarización como el ajuste mutuo son importantes, pero haciendo un balance entre ambas, mejores resultados se obtendrán. Una sin la otra no es recomendable.
